Backlog là gì?
Trong phát triển nhanh, backlog được hiểu là tồn đọng hay công việc tồn đọng, là một danh sách các nhiệm vụ cần thiết để hỗ trợ một kế hoạch chiến lược lớn hơn. Trong bối cảnh phát triển sản phẩm, nó chứa danh sách ưu tiên các mục mà nhóm đã đồng ý làm việc tiếp theo. Các mặt hàng điển hình trên một sản phẩm tồn đọng bao gồm các câu chuyện của người dùng, các thay đổi đối với chức năng hiện có và các bản sửa lỗi.
Một thành phần quan trọng mang lại ý nghĩa tồn đọng là các mục của nó được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Các hạng mục được xếp hạng cao nhất trong danh sách đại diện cho các hạng mục quan trọng nhất hoặc khẩn cấp nhất mà nhóm phải hoàn thành.
Tại sao Backlog lại quan trọng?
Giám đốc sản phẩm (PM) phải tập trung vào các mục tiêu cấp cao để giải quyết các vấn đề cho thị trường mục tiêu của họ. Điều này có nghĩa là các PM dành phần lớn thời gian cho các sáng kiến chiến lược như thực hiện nghiên cứu thị trường, nghiên cứu dữ liệu sử dụng các sản phẩm hiện có của họ và trao đổi với các bên liên quan như nhóm bán hàng và khách hàng của họ. Các PM sau đó chuyển những gì họ học được thành một lộ trình sản phẩm, bản thân nó là một kế hoạch chiến lược cấp cao cho sản phẩm .
Nhưng để các PM đưa sản phẩm ra thị trường một cách thành công, các kế hoạch và mục tiêu tổng thể của họ cần phải được chuyển thành các chi tiết ở cấp độ nhiệm vụ. Đây là nơi backlog xuất hiện. Nó cung cấp một danh sách ưu tiên các hạng mục có thể hành động để nhóm làm việc.
Với backlog, người quản lý sản phẩm biết nhóm của họ luôn có một loạt các nhiệm vụ tiếp theo, điều này sẽ giúp cho sự phát triển của sản phẩm về phía trước.
Mục đích của Backlog là gì?
Một công việc tồn đọng có thể phục vụ một số chức năng quan trọng cho một tổ chức:
Cung cấp một nguồn sự thật duy nhất cho công việc theo kế hoạch của nhóm
Khi một nhóm đa chức năng làm việc từ một sản phẩm tồn đọng (product backlog), nhóm sẽ biết rằng họ không bao giờ cần phải tìm kiếm những gì sẽ làm tiếp theo hoặc tự hỏi họ nên ưu tiên công việc của mình theo thứ tự nào. Nó thể hiện một kế hoạch đã được thống nhất cho các hạng mục mà nhóm sẽ giải quyết tiếp theo.
Tạo điều kiện thuận lợi cho việc thảo luận nhóm
Không phải tất cả các mục trong một sản phẩm tồn đọng đều được hoàn thiện và sẵn sàng để làm việc. Đôi khi một nhóm sẽ đặt các hạng mục vào mục tồn đọng – ở cuối, để cho biết chúng chưa phải là nhiệm vụ ưu tiên – làm bàn đạp để thảo luận thêm. Điều này làm cho chúng trở thành một công cụ hữu ích để tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc trò chuyện giữa một nhóm đa chức năng. Chúng giúp nhóm thảo luận về cách ưu tiên công việc trên một sản phẩm, những phụ thuộc hoặc xung đột lẫn nhau (nếu có) mà một mặt hàng có thể tạo ra,…
Giúp bạn dễ dàng hơn trong việc phân công công việc
Khi một nhóm sản phẩm cùng nhau lập kế hoạch công việc cho một khoảng thời gian cụ thể sắp tới, công việc tồn đọng sẽ giúp việc phân công nhiệm vụ cho từng người trở nên dễ dàng hơn nhiều. Các nhiệm vụ đã được viết ra, sắp xếp theo mức độ ưu tiên của chúng và nhóm có thể chỉ cần giao các mục có mức độ ưu tiên cao nhất cho các thành viên thích hợp nhất trong nhóm.
Đặc biệt, đối với các tổ chức nhanh nhẹn, đây là lúc mà một công việc tồn đọng của sprint xuất hiện.
Một số thuật ngữ liên quan đến Backlog
Sprint Backlog là gì?
Sprint Backlog dịch ra tiếng Việt có nghĩa là công việc tồn đọng của sprint là tập hợp các mục mà một nhóm sản phẩm đa chức năng chọn từ các sản phẩm tồn đọng của mình để làm việc trong sprint sắp tới.
Thông thường, nhóm sẽ thống nhất về các hạng mục này trong buổi lập kế hoạch chạy nước rút của mình. Trên thực tế, sprint backlog đại diện cho đầu ra chính của việc lập kế hoạch sprint.
Backlog Grooming là gì?
Backlog Grooming dịch ra tiếng Việt có nghĩa là chuẩn bị tồn đọng, hay còn được gọi là sàng lọc tồn đọng hoặc thời gian câu chuyện, là một sự kiện định kỳ dành cho các nhóm phát triển sản phẩm nhanh. Mục đích chính của phiên xử lý công việc tồn đọng là để đảm bảo các câu chuyện của người dùng trong phần tồn đọng của sản phẩm được chuẩn bị cho việc lập kế hoạch chạy nước rút. Các buổi chỉnh sửa công việc tồn đọng thường xuyên cũng giúp đảm bảo các câu chuyện phù hợp được ưu tiên và việc tồn đọng sản phẩm không trở thành hố đen.
Product Backlog là gì?
Khái niệm
Product backlog là danh sách các hạng mục công việc hoặc tính năng được ưu tiên giúp bạn đáp ứng mục tiêu sản phẩm và đạt kỳ vọng của dự án. Nói chung, mỗi sản phẩm trong quá trình phát triển nên có một product backlog riêng. Tương tự, mỗi product backlog nên có một nhóm dự án chuyên trách.
Đôi khi, có nhiều product backlog với nhiều nhóm làm việc trên một sản phẩm lớn. Ví dụ: chúng ta hãy xem bộ Adobe Creative Cloud. Creative Cloud là một sản phẩm bao trùm, với các sản phẩm nhỏ hơn như Photoshop, Illustrator và After Effects bên trong nó. Mỗi sản phẩm nhỏ hơn này sẽ có product backlog riêng và các nhóm được chỉ định để phát triển.
Ai sử dụng Product Backlog?
Mặc dù bất kỳ nhà phát triển nào cũng có thể sử dụng product backlog, nhưng chúng thường được các nhóm Agile sử dụng nhiều nhất. Trong các dự án Agile, các nhóm dành thời gian của họ để thiết kế sản phẩm và thực hiện các điều chỉnh khi dự án của họ có sự tiến triển. Do tính linh hoạt của phương pháp Agile, các nhiệm vụ của product backlog không cố định và bạn không cần phải hoàn thành mọi nhiệm vụ. Ngoài ra, các nhóm Agile sẽ thường xuyên trải qua sàng lọc product backlog để sắp xếp lại mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ khi cần thiết.
Lợi ích của Product Backlog
Product backlog giúp nhóm của bạn vận hành như một cỗ máy được bôi dầu tốt bằng cách cải thiện tổ chức và quá trình cộng tác. Nó trở thành công cụ quan trọng để giao tiếp và giúp mọi người liên kết với các mục tiêu và kỳ vọng.
Bởi vì tất cả công việc cho một sản phẩm đều chảy qua hồ sơ tồn đọng, hồ sơ tồn đọng của sản phẩm cung cấp cơ sở cho việc lập kế hoạch lặp lại. Khi nhóm của bạn ưu tiên các nhiệm vụ với sự hướng dẫn của chủ sở hữu sản phẩm, họ cũng sẽ xác định khối lượng công việc mà họ có thể cam kết thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể. Các khoảng thời gian này được gọi là Sprint.
Product backlog cũng thúc đẩy sự phát triển của nhóm Agile bằng cách khuyến khích một môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả. Các nhiệm vụ trên product backlog không cố định và nhóm sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng trước khi chọn nhiệm vụ nào cần giải quyết trước.
Product Backlog bao gồm những gì?
Một product backlog thường bao gồm các tính năng (user story), bug fixes, technical debts và thu thập kiến thức. Các hạng mục product backlog này là những phần công việc riêng biệt chưa được phân phối cho một sản phẩm.
Tính năng (user story)
Một tính năng, còn được gọi là user story, là một chức năng của sản phẩm mà người dùng sản phẩm thấy cần thiết và có giá trị. Các tính năng có thể phức tạp hoặc cũng có thể đơn giản. Tạo story map có thể giúp nhóm của bạn xác định những gì người dùng cần nhất.
Bug fixes
Nhóm Scrum của bạn nên giải quyết những vấn đề về lỗi một cách nhanh chóng để duy trì tính toàn vẹn của sản phẩm. Một số lỗi quan trọng để làm gián đoạn Sprint hiện tại của nhóm bạn, trong khi những lỗi khác có thể chờ đến Sprint tiếp theo. Tuy nhiên, một quy tắc chung với các lỗi là hãy giữ chúng ở đầu product backlog của bạn để nhóm của bạn không quên chúng.
Technical debts
Technical debts (nợ kỹ thuật), giống như nợ tài chính, “tích lũy tiền lãi” nếu không trả đúng hạn. Khi các nhà phát triển đẩy công việc kỹ thuật xuống dưới cùng của product backlog, nó sẽ tích tụ và trở nên khó hoàn thành hơn. Quản lý tồn đọng hiệu quả có thể ngăn ngừa sự tích tụ của nợ kỹ thuật. Khi nhóm của bạn được tổ chức tốt và đảm nhận khối lượng nhỏ công việc về kỹ thuật hàng ngày thì nhóm bạn sẽ ít có khả năng tồn đọng nhiều công việc kỹ thuật hơn.
Tiếp thu kiến thức
Trong quá trình tiếp thu kiến thức, bạn thu thập thông tin để hoàn thành các nhiệm vụ trong tương lai. Về cơ bản, đây là một giai đoạn nghiên cứu. Khi bạn xác định một tính năng cần nghiên cứu thêm, bạn tạo một nhiệm vụ thu thập kiến thức chẳng hạn như nguyên mẫu, thử nghiệm hoặc bằng chứng về khái niệm để có được thông tin bạn cần để làm việc trên tính năng đó.
Ví dụ về Product Backlog
Các Product Backlog sẽ khác nhau giữa các dự án nhưng một số sẽ bắt đầu bằng một Epic. Epic là một vấn đề tổng thể mà bạn đang cố gắng giải quyết cho khách hàng. Đây là một ví dụ dưới đây:
Epic: Là người quản lý tiếp thị, tôi muốn có một hệ thống quản lý nội dung cho phép tôi cung cấp nội dung chất lượng cho độc giả của mình.
Epic này có thể giúp bạn làm việc trên các user stories, chẳng hạn như cách người dùng tạo nội dung trong hệ thống mới của bạn hoặc cách họ chỉnh sửa và chia sẻ nội dung với nhóm của họ. Để tiếp tục ví dụ về product backlog, ta có thể chia epic trên thành các user stories cụ thể hơn.
Story 1: Là người sáng tạo nội dung, tôi muốn có một hệ thống quản lý nội dung cho phép tôi tạo nội dung để tôi có thể thông báo cho khách hàng về các sản phẩm của mình.
Story 2: Là một biên tập viên, tôi muốn có một hệ thống quản lý nội dung cho phép tôi xem xét nội dung trước khi xuất bản để tôi có thể đảm bảo nội dung được viết tốt và được tối ưu hóa cho tìm kiếm.
Product Owner, Scrum Master và nhóm phát triển sẽ xác định các tính năng mà sản phẩm nên bao gồm từ các user story và ưu tiên chúng dựa trên mức độ quan trọng.
Các tính năng mà sản phẩm nên bao gồm cho các story trên:
- Đăng nhập vào hệ thống quản lý nội dung
- Tạo nội dung
- Chỉnh sửa một trang nội dung
- Lưu thay đổi
- Chỉ định nội dung để biên tập viên xem xét
Với tư cách là người quản lý sản phẩm, bạn sẽ sử dụng epic để hướng dẫn lộ trình sản phẩm và các mục trong danh sách tồn đọng của mình. Như bạn có thể thấy trong ví dụ này, một epic có thể dẫn đến nhiều user stories và các tính năng của sản phẩm.
4 bước để tạo một Product Backlog
Product backlog không chỉ là một danh sách việc cần làm đơn giản, nó còn là nơi bạn chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành một loạt các bước và ủy thác chúng cho các thành viên trong nhóm. Thực hiện theo bốn bước sau để phát triển một product backlog hiệu quả.
Xây dựng Product Roadmap
Product roadmap là nền tảng cho product backlog. Trước tiên, nhóm của bạn nên tạo một lộ trình, nó đóng vai trò như kế hoạch hành động về cách sản phẩm của bạn sẽ thay đổi khi phát triển. Lộ trình là tầm nhìn để phát triển sản phẩm dài hạn.
Liệt kê các hạng mục product backlog
Khi đã có product roadmap, nhóm của bạn có thể bắt đầu liệt kê các hạng mục tồn đọng của sản phẩm. Những mục này nên bao gồm cả mức độ ưu tiên và những ý tưởng thực hiện. Trong giai đoạn tạo product backlog này, bạn cũng cần liên lạc với các bên liên quan và lắng nghe ý kiến của họ để cải tiến sản phẩm. Nếu bạn đang sử dụng phương pháp Agile, bạn có thể tổ chức cuộc thảo luận như một phần của cuộc họp lập kế hoạch Sprint của mình .
Ưu tiên công việc tồn đọng của bạn
Sau khi nhóm của bạn liệt kê tất cả các hạng mục tồn đọng của sản phẩm, hãy sắp xếp và ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất. Bạn có thể xác định các mặt hàng ưu tiên hàng đầu bằng cách đặt mình vào vị trí của khách hàng và xem xét mặt hàng nào mang lại giá trị cao nhất cho họ.
Cập nhật thường xuyên
Khi nhóm của bạn làm việc thông qua product backlog, hãy nhớ rằng đó là một tài liệu sống. Bạn có thể liên tục thêm các mục vào hồ sơ tồn đọng và ưu tiên hoặc tinh chỉnh chúng khi làm việc.
Cách ưu tiên các hạng mục Product Backlog một cách hiệu quả
Một yếu tố quan trọng của việc quản lý product backlog là sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Với tư cách là Scrum master, bạn nên hiểu thấu đáo về những tính năng mới mà các bên liên quan muốn thấy trong sản phẩm. Dưới đây là một số chiến lược về cách ưu tiên các mục danh sách tồn đọng.
Tinh chỉnh các hạng mục product backlog
Trước khi bạn có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên, trước tiên bạn cần xác định các công việc tồn đọng của mình. Thêm các chi tiết như mô tả, kích thước và các mục tiêu hoặc chỉ số liên quan.
Sắp xếp công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng
Khi tập trung vào sàng lọc công việc tồn đọng, hãy thử tổ chức các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Nhóm nên ưu tiên các hạng mục tồn đọng của sản phẩm giúp cải thiện chức năng của sản phẩm cũng như trải nghiệm người dùng.
Giải quyết các nhiệm vụ phức tạp trước
Nhóm của bạn có thể có xu hướng hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản trước để họ có thể loại bỏ chúng khỏi product backlog và rút ngắn danh sách, nhưng đây là hình thức quản lý dự án kém hiệu quả hơn. Sản phẩm tồn đọng sẽ tiếp tục phát triển, do đó, giải quyết các nhiệm vụ phức tạp trước thường là cách hiệu quả nhất.
Hoàn thành nhiệm vụ trong Sprint
Các nhóm Agile làm việc trong các Sprint để hoàn thành công việc và phương pháp này mang lại hiệu quả cao về năng suất. Vào cuối mỗi Sprint, chủ sở hữu sản phẩm (Product Owner) và bất kỳ bên liên quan nào có thể tham dự buổi đánh giá Sprint cùng với bạn và nhóm phát triển để đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng.
Giao tiếp với nhóm của bạn
Giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm là một phần quan trọng trong việc ưu tiên product backlog. Để sắp xếp thành công công việc tồn đọng và hoàn thành các hạng mục trong khung thời gian hợp lý, bạn và nhóm của mình phải làm việc cùng nhau và tuân theo hướng dẫn Scrum.
Sự khác biệt giữa Sprint Backlog và Product Backlog là gì?
Các sản phẩm tồn đọng (Product Backlog) là danh sách toàn diện các nhiệm vụ sản phẩm liên quan, tại bất kỳ thời điểm nào, nên bao gồm tất cả những điều các đội chéo chức năng đã đồng ý làm việc trên cuối cùng, hoặc là để mang sản phẩm ra thị trường hoặc để cải thiện nó. Khi các mục này được giữ theo thứ tự ưu tiên, thì product backlog sẽ thông báo câu chuyện của người dùng, tính năng, bản sửa lỗi và các mục cần làm khác mà nhóm phát triển sẽ làm tiếp theo.
Bạn cũng có thể coi sản phẩm tồn đọng như một bản phân tích chiến thuật, cấp độ nhiệm vụ của kế hoạch chiến lược được vạch ra trong lộ trình sản phẩm của bạn .
Với ý nghĩ đó, sprint backlog là một danh sách ngắn hơn nhiều được lấy từ các mục trong product backlog – cụ thể, những mục mà nhóm xác định trong cuộc họp lập kế hoạch sprint là nhiệm vụ quan trọng nhất cần hoàn thành tiếp theo.
Dưới đây là một số điểm rút ra chính về sự khác biệt giữa tồn đọng sprint và tồn đọng sản phẩm và cách cả hai hoạt động cùng nhau:
- Các hạng mục tồn đọng của Sprint nên được lấy trực tiếp từ các sản phẩm tồn đọng.
- Mặc dù sản phẩm tồn đọng có thể được thay đổi thường xuyên bất cứ lúc nào, theo thực tế luôn thay đổi trong một tổ chức hoặc trên thị trường, công việc tồn đọng của sprint phải được giữ cố định nhất có thể trong suốt thời gian của sprint.
- Nhóm sản phẩm nên tiến hành các buổi chuẩn bị sản phẩm tồn đọng thường xuyên , để đảm bảo rằng các cuộc họp lập kế hoạch sprint có hiệu quả và nhóm có thể nhanh chóng xác định các nhiệm vụ phù hợp để thực hiện trong sprint backlog tiếp theo.
- Các mục hàng đầu trên một tồn đọng sản phẩm được ưu tiên, chăm chút kỹ lưỡng thường sẽ đại diện cho công việc tồn đọng của sprint sắp tới.
- Nếu nhóm không thể hoàn thành (hoặc thậm chí bắt đầu) các hạng mục tồn đọng sprint nhất định vào cuối sprint, nhóm có thể chọn thêm các công việc chưa hoàn thành đó vào sprint backlog tiếp theo – nếu chúng vẫn được coi là ưu tiên cao – hoặc đối với việc tồn đọng sản phẩm sẽ được giải quyết một lần nữa trong tương lai.
********************
Đăng bởi: THPT Ngô Thì Nhậm
Chuyên mục: Tổng hợp
