PDCA là gì? Lợi ích của chu trình PDCA trong doanh nghiệp

PDCA là gì?

PDCA ban đầu được áp dụng với mục đích để ra các bước công việc tuần tự cần tiến hành của việc quản trị nhằm duy trì chất lượng hiện có, đến thời điểm hiện tại đây được coi là một công cụ quan trọng không thể thiếu trong các hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001; ISO 14001,…

PDCA là viết tắt của cụm từ Plan – Do – Check – Act, cụ thể:

• Plan – Xây dựng, lập kế hoạch;
• Do – Thực hiện kế hoạch đã lập;
• Check – Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch;
• Act – Thực hiện điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình P-D-C-A mới.

Mỗi điều khoản của tiêu chuẩn ISO 9001 đều bao hàm bước lập kế hoạch (Plan), điều 7 của tiêu chuẩn thì tập trung vào bước Thực hiện (Do), và điều 8 tập trung vào các bước Kiểm tra (Check), Hành động (Act).

Trong các điều khoản trên thì điều 8 là khó để thực hiện nhất bởi nó tập trung vào các bước Kiểm tra (Check) và hành động (Act). Theo phương pháp làm việc truyền thống, mọi người sẽ hoàn thành bước Lập kế hoạch và thực hiện rồi sau đó tiến hành kiểm tra cũng như hành động tiếp theo. Tuy nhiên để áp dụng hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 thì phương pháp làm việc truyền thống cần phải thay đổi, mọi người cần tập trung cũng như dành nhiều thời gian hơn cho bước Kiểm tra và Hành động tại Điều 8.

Ý nghĩa của chu trình PDCA

– Chu trình PDCA có thể giúp phân biệt một công ty với đối thủ cạnh tranh của họ. Đặc biệt là trong thế giới hiện nay, các doanh nghiệp luôn cố gắng làm mọi điều có thể để hợp lý hóa quy trình sản xuất từ đó giảm chi phí, tăng lợi nhuận và cải thiện sự hài lòng của khách hàng và đạt được lợi thế cạnh tranh.

– Nhiều nhà quản lý sử dụng chu trình PDCA để chỉ đạo các tổ chức của họ, vì chu trình PDCA bao gồm các nguyên lí rất cơ bản của hoạch định chiến lược.

Các giai đoạn của Chu trình PDCA

(1) Plan – Lên kế hoạch

– Đây là giai đoạn đầu tiên và cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong chu trình PDCA. Việc hoạch định chính xác và đầy đủ sẽ giúp định hướng tốt các hoạt động tiếp theo.

– Nếu doanh nghiệp lên kế hoạch một cách chính xác và đầy đủ thì sẽ cần ít các hoạt động điều chỉnh và các hoạt động sẽ được điều khiển có hiệu quả hơn.

– Việc lên kế hoạch gồm xác định các mục tiêu, các phương tiện, nguồn lực và biện pháp trước khi đi vào sản xuất cụ thể. Tạo điều kiện khai thác hiệu quả hơn các nguồn lực trong khoảng thời gian dài hạn góp phần giảm chi phí cho quản lí chất lượng, nâng cao khả năng cạnh tranh.

(2) Do – Thực hiện

– Đây là giai đoạn thực hiện những kế hoạch đã được đưa ra ở giai đoạn đầu. Giai đoạn này bao gồm thực hiện những kế hoạch, chính sách bằng cách thông qua các hoạt động, các phương tiện, công cụ nhằm đảm bảo chất lượng như đúng kế hoạch đã đặt ra.

(3) Check – Kiểm tra

– Giai đoạn “Check” nhằm đảm bảo các mục tiêu, kế hoạch được thực hiện như ban đầu đặt ra.

– Trong quá trình tổ chức thực hiện cần tiến hành những công việc kiểm tra, kiểm soát chất lượng. Đây là giai đoạn theo dõi, thu thập, phát hiện và đánh giá những khuyết tật của sản phẩm. Mục đích của kiểm tra là phát hiện ra những nguyên nhân và ngăn chặn chúng kịp thời.

(4) Action – Điều chỉnh

– Giai đoạn điều chỉnh nhằm làm cho các hoạt động của hệ thống quản trị doanh nghiệp được phối hợp đồng bộ, khắc phục các thiếu sót còn tồn tại và thực hiện được những tiêu chuẩn chất lượng đề ra.

– Đồng thời, các hoạt động trong giai đoạn này góp phần đưa chất lượng sản phẩm thích ứng với tình hình mới nhằm giảm dần khoảng cách giữa những mong muốn của khách hàng và thực tế chất lượng đạt được, thoả mãn nhu cầu của khách hàng ở mức cao hơn.

Lợi ích của chu trình PDCA trong doanh nghiệp

Chu trình PDCA về quản lý chất lượng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Chu trình PDCA được coi là một trong những công cụ quản lý có ích nhất hiện nay, được các doanh nghiệp tin dùng.
• Chu trình này chính là cơ sở nhằm giúp các quy trình có thể phát triển một cách liên tục và hoàn toàn đạt được mục tiêu đề ra ban đầu
• Hơn thế nữa, PDCA còn có thể giúp doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát các hoạt động mua, bán, sản xuất, kinh doanh toàn diện nhất
• Khuyến khích doanh nghiệp thay đổi và phát triển trong các khâu quản lý sao cho hiệu quả
• Duy trì việc giám sát trong các quy trình hoạt động
• Giúp doanh nghiệp tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường

Thay đổi cách quản lý

PDCA không chỉ khuyến khích phát triển các thay đổi đột phá và đảm bảo cải thiện chất lượng cũng như hiệu suất, nó còn giúp quản lý thay đổi hiệu quả. Mô hình PDCA kết hợp những gì cần thay đổi theo phương pháp cải thiện liên tục.

Quá trình thay đổi theo PDCA đòi hỏi phải kết hợp các tham số yêu cầu thay đổi thành phần lập kế hoạch (Plan), triển khai nguyên mẫu (Do), đánh giá nguyên mẫu về tính phù hợp và hiệu suất (Check) và triển khai rộng rãi hoặc thực hiện thành công nguyên mẫu (Action). Điều này góp phần tích hợp quy trình quản lý thay đổi trong hoạt động tổ chức hàng ngày thông thường, làm cho quá trình thay đổi trở nên liền mạch.

Quản lý chất lượng

Một trong những công dụng chính của quy trình này là quản lý chất lượng. Vòng phản hồi liên tục của PDCA cho phép phân tích, đo lường và xác định các nguồn của các biến thể từ yêu cầu của khách hàng và cho phép thực hiện hành động khắc phục.

Bạn đang xem: PDCA là gì? Lợi ích của chu trình PDCA trong doanh nghiệp

PDCA là công cụ phổ biến để thực hiện Quản lý chất lượng toàn diện và là cơ sở cho sáng kiến ​​Six Sigma DMAIC. Việc thực hiện các hệ thống chất lượng như vậy phụ thuộc vào phân tích và kiểm soát thống kê mà PDCA tạo điều kiện. Việc áp dụng PDCA để cải thiện chất lượng giúp lập kế hoạch thu thập dữ liệu và thực hiện phân tích thống kê dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. Nó xác định các phương tiện để giảm độ lệch giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn.

Duy trì kiểm soát dự án

Mô hình PDCA giúp người quản lý dự án duy trì quyền kiểm soát lớn hơn đối với một dự án nhất định theo nhiều cách, chẳng hạn như:

• Cung cấp câu trả lời cho ai, cái gì, ở đâu,.. của dự án. Điều này làm tăng kiến ​​thức giúp bạn dễ dàng khám phá các lựa chọn thay thế khác nhau và chọn một phương pháp thực hiện dự án phù hợp.

• Đảm bảo rằng những điều chưa biết khi bắt đầu dự án vẫn được chứng minh hoặc giảm giá.

• Cung cấp dữ liệu chính xác và kịp thời để cải thiện việc ra quyết định.

• Cho phép hiểu rõ hơn về hiện tượng chi phí và hiệu ứng.

Quản lý hiệu suất

Giai đoạn “kế hoạch” kết hợp các mục tiêu hoặc sản phẩm cung cấp cho nhân viên hoặc nhóm. Giai đoạn “thực hiện” là hiệu suất thực tế và giai đoạn “kiểm tra” đánh giá hiệu suất. Giai đoạn “hành động” xác nhận hiệu suất đó.

Trong hầu hết các tổ chức quản lý hiệu suất, hoặc phiên bản đánh giá hiệu suất cũ hơn của nó, vẫn là một chức năng “nhân viên” riêng biệt. Phương pháp PDCA hướng tới quản lý hiệu suất tích hợp quản lý hiệu suất với hoạt động hàng ngày và góp phần cải thiện năng suất một cách lớn.

Năng lực cạnh tranh của tổ chức

PDCA nhanh nhẹn đòi hỏi phải xác định các nguồn thay đổi và tác động tiêu cực tương đối của chúng, đồng thời loại bỏ hoặc giảm bớt các biến động đó bất cứ khi nào có thể bằng cách thay đổi thiết kế chuỗi cung ứng, chính sách hoặc quy tắc kinh doanh. Kế hoạch dự phòng được phát triển để xử lý các rủi ro còn tồn tại.

Quá trình này cũng giúp tích hợp chức năng quản lý nhu cầu, quản lý cung ứng, quản lý thực hiện, cấu hình lại doanh nghiệp nhanh chóng và hệ thống CNTT trong một tổ chức. Việc xử lý như vậy với sự thay đổi và cải thiện sự phối hợp giữa các quy trình khác nhau sẽ đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.

Khi nào nên áp dụng chu trình PDCA?

Khung PDCA luôn luôn hiệu quả khi áp dụng vào mọi loại tổ chức. Nó có thể được sử dụng để cải thiện bất kỳ quy trình hoặc sản phẩm nào, bằng cách chia chúng thành các bước hoặc giai đoạn phát triển nhỏ hơn và khám phá các cách để cải thiện từng quy trình hoặc từng giai đoạn.

Chu trình PDCA cũng đặc biệt hữu ích cho việc thực hiện các phương án ​​Quản lý chất lượng toàn diện hoặc Six Sigma để cải thiện các quy trình kinh doanh nói chung.

Tuy nhiên, việc triển khai, thực hiện chu trình PDCA có thể mất thời gian hơn nhiều so với việc thực hiện quản lý bình thường khác.Vì vậy, nó có thể không phải là cách tiếp cận thích hợp trong việc giải quyết một vấn đề khẩn cấp tại doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, việc triển khai chu trình PDCA cũng đòi hỏi sự tham gia đáng kể từ các thành viên trong nhóm, và mang lại ít cơ hội hơn để đổi mới triệt để – Điều mà có thể là những gì doanh nghiệp mong muốn được khắc phục, cải tiến hiện tại.

Vậy nên, doanh nghiệp cần lưu ý để áp dụng chu trình PDCA vào từng tình huống hợp lý để đạt được mục đích và hiệu quả tốt nhất.

Sự khác biệt giữa PDCA và DMAIC

Khái niệm

• PDCA là mô hình bốn giai đoạn lặp đi lặp lại được sử dụng với mục đích cải tiến liên tục trong quản lý.
• DMAIC là chu trình cải tiến dựa trên dữ liệu nhằm tăng cường, cải thiện và ổn định quy trình kinh doanh 5 giai đoạn: Xác định (Define), đo lường (Measure), phân tích (Analyze), cải thiện (Improve) và kiểm soát (Control).

Thời điểm xuất hiện

• PDCA xuất hiện từ năm 1950.
• DMAIC lần đầu được biết đến vào năm 1980.

Sử dụng

• PDCA được sử dụng chủ yếu với kỹ thuật Kaizeb của Nhật Bản.
• DMAIC là một phần không thể thiếu của Six Sigma.

Mặc dù có sự khác biệt nhưng cả PDCA và DMAIC đều được áp dụng trong nhiều lĩnh vực kinh doanh như: Sản xuất, quản lý chuỗi ứng dụng, quản lý nguồn nhân lực… để doanh nghiệp có những cải tiến chất lượng và giúp tăng cường hiệu suất.

Các chuyên gia đánh giá chu trình PDCA là mô hình có tổ chức và ổn định với bốn giai đoạn: Lập kế hoạch – Thực hiện kế hoạch – Kiểm tra – Hành động. Chefjob.vn hi vọng qua bài viết này bạn đã hiểu PDCA là gì và có thể tự lập mô hình này để kiểm soát và cải thiện quá trình thực hiện mục tiêu đã đề ra.

********************

Đăng bởi: THPT Ngô Thì Nhậm

Chuyên mục: Tổng hợp