Biên bản cuộc họp là biểu mẫu được lập ra nhằm ghi chép lại toàn bộ nội dung diễn ra trong buổi họp, bao gồm thông tin được thông báo, ý kiến của người tham gia, quyết định cuối cùng.
Mẫu biên bản cuộc họp thường được dùng cho các buổi họp gia đình, họp bình xét thi đua, họp công ty, họp lớp, họp bàn giao công việc, họp giao ban, họp phân công nhiệm vụ.Biên bản cuộc họp được xem như một loại tài liệu, mặc dù không có hiệu lực về mặt pháp lý nhưng là cơ sở minh chứng cho sự kiện thực tế. Những yêu cầu chỉ đạo của cấp trên hoặc các ý kiến đóng góp của cá nhân… có thể được tổng hợp, thuận lợi cho điều chỉnh và giải quyết công việc.
1. Biên bản cuộc họp là gì?
Biên bản cuộc họp là loại hình văn bản quan trọng ghi lại những gì đã diễn ra trong cuộc họp, bao gồm rất nhiều thông tin, ý kiến khác nhau từ những người tham gia. Trong mỗi cuộc họp, thư ký (người ghi biên bản) có trách nhiệm điểm danh số người tham gia và vắng mặt, đồng thời ghi lại toàn bộ thông tin quan trọng theo diễn biến của cuộc họp.
Bạn đang xem: Biên bản cuộc họp 2022
2. Vai trò của biên bản cuộc họp
- Biên bản cuộc họp ghi chép những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp. Đây được xem như một loại tài liệu lịch sử, không có hiệu lực pháp lý nhưng lại là căn cứ minh chứng các sự kiện thực tế đã xảy ra.
- Từ những nội dung tại cuộc họp, có thể là yêu cầu chỉ đạo của lãnh đạo hoặc những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân, đơn vị có liên quan,… để có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc hiệu quả hơn.
- Biên bản cuộc họp như lời nhắc nhở của các cá nhân, đơn vị đã ký xác nhận trong biên bản và chuyển các cam kết của họ vào danh sách công việc phải thực hiện.
- Bên cạnh đó biên bản cuộc họp sẽ giúp cho những người có liên quan trước khi bắt đầu cuộc họp tiếp theo có cùng nội dung có thể theo dõi và kiểm tra tính chính xác của công việc cần thực hiện.
3. Mẫu biên bản họp
4. Ví dụ về biên bản cuộc họp
5. Cách ghi biên bản cuộc họp
(1) (3) Chủ đề, tiêu điểm chính của cuộc họp chẳng hạn như: Bình xét thi đua, giao ban, bàn giao nhiệm vụ….
(2) Bộ phận, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp.
(4) Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lý hoặc tổng hợp các ý kiến để giải quyết vấn đề.
(5) Thư ký: Người đảm nhiệm công việc điểm danh các thành phần tham gia và ghi chép các thông tin trong cuộc họp, lập biên bản họp.
(6) Thành phần khác: Có thể là đại diện các phòng ban hoặc nhân viên, người có liên quan tới chủ đề của cuộc họp.
(7) Nội dung cuộc họp: Đây là phần quan trọng nhất mà thư ký cần lưu ý khi viết biên bản cuộc họp bởi thư ký sẽ là người quan sát và ghi chép những gì diễn ra trong cuộc họp (các vấn đề được trình bày, thảo luận; những ý kiến phát biểu của các thành viên tham gia,…)
(8) Kết luận cuộc họp: Người chủ trì cuộc họp căn cứ các nội dung đã được trao đổi và thống nhất thông qua biểu quyết (nếu có) để đưa ra quyết định.
Đăng bởi: THPT Ngô Thì Nhậm
Chuyên mục: Tổng hợp
