Khi bạn sử dụng mạng xã hội hoặc làm việc theo nhóm thì bạn sẽ dễ dàng bắt gặp cụm từ Admin. Thuật ngữ này cũng thường xuyên xuất hiện trong công ty nhưng không phải ai cũng hiểu rõ tính chất công việc của vị trí này. Mời các bạn theo dõi bài viết sau đây của trường THPT Ngô Thì Nhậm để biết được admin là gì? và những thông tin khác liên quan đến admin.
Admin là gì?
Admin là từ viết tắt của “Administrator” dịch ra là người quản trị, người quản trị hay là quản trị viên. Đây là quyền cao nhất đối với quản lý viên. Với các website thì admin là người điều hành. Admin chủ yếu là online là chính với nhiều kiểu khác nhau như Admin website, diễn đàn, fanpage, blog, Admin facebook, Admin máy tính. Hoặc trong kinh doanh có Sale Admin tức là trợ lý kinh doanh.
Admin là nghề gì?
Admin là phải làm công việc quản trị, điều hành các công việc, trong bộ phận hoặc tổ chức nào. Admin ở ngoài đời thường, thương nắm chức trưởng phòng nhân sự hoặc chức trợ lý cho giám đốc. Những người này thường có quyền lực gần tuyệt đối tại các bộ phận nhân sự trong công ty.
Admin một trang website cũng là công việc điều hành toàn bộ hoạt động trong web đó, là người chịu trách nhiệm quan sát quản lý toàn bộ những thành viên nhân viên trong web đó.
Sale Admin tức là phải làm công việc điều hành bán hàng, và giám sát bán hàng.
Chức năng, nhiệm vụ và những công việc phải làm của một Admin là gì?
Quyền hạn
Administrator (Admin) Có tất cả quyền hạn trong Forum. Mọi quyết định của Admin là tối cao nhất không cần qua ai nữa, các thành viên có nghĩa vụ phải thi hành theo điều lệ admin đặt ra. Ngoại trừ một số trường hợp đang được xét làm admin sẽ được chuyển cho làm admin thực tập, admin thực tập sẽ bị hạn chế một số quyền nhất định.
Chức năng – nhiệm vụ
Chức năng của Admin là làm điều hành chung trong toàn bộ hệ thống Forum, là người có chức tối cao trong Forum có chức năng quản lý và phát triển Forum . Admin sẽ có trách nhiệm hoàn toàn về mặt nhân sự , kĩ thuật và một số vấn đề hỗ trợ các thành viên. Đảm bảo cho forum vận hành một cách tốt nhất. mọi quyết định trên forum đều phải thông qua ý kiến của admin.
Công việc của Admin là gì?
Sau khi hiểu sơ lược về khái niệm của Admin, chúng ta cùng tiếp tục tìm hiểu rõ hơn công việc Admin là gì. Cụ thể hơn trong phần này ta sẽ tìm hiểu những nghiệp vụ cơ bản mà một nhân viên Admin thường làm:
- Thực hiện nhiệm vụ sắp xếp và lên lịch những cuộc họp, sự kiện trong công ty.
- Đặt các văn phòng phẩm và những vật tư cần thiết cho các phòng ban.
- Lập báo cáo chi tiêu hàng tháng sau đó gửi đến quản lý.
- Là bộ phận tiếp nhận và phân loại thư đã gửi đến công ty.
- Lưu trữ hồ sơ của nhân viên và bảo quản.
- Sắp xếp và quản lý hồ sơ của khách hàng.
- Đảm nhiệm vai trò lưu trữ và in các tài liệu cần thiết khi có những sự kiện, cuộc họp quan trọng tại công ty.
- Tiếp nhận cuộc gọi và chuyển hướng đến phòng ban có nhiệm vụ giải quyết vấn đề.
- Tổ chức hoạt động như du lịch, team building, v.v.
- Cập nhật tình hình nhân viên công ty, chính sách công ty, tiến độ công việc.
Những công việc phổ biến nhất của nhân viên admin là gì?
Tùy theo từng bộ phận mà công việc của nhân viên admin sẽ rất khác nhau. Dưới đây là mô tả công việc cơ bản của một số vị trí nhân viên admin phổ biến nhất hiện nay
Admin văn phòng
Nhân viên admin văn phòng là người quản trị các hoạt động trong một doanh nghiệp, tổ chức, thuộc bộ phận Hành chính – Văn phòng của một công ty. Nhân viên admin văn phòng có nhiệm vụ theo dõi, quản lý các hoạt động hành chính, bao gồm: xây dựng nội quy, quy định và theo dõi hoạt động của các quy định trong từng bộ phận; điều phối, tổ chức các cuộc họp, các sự kiện nội bộ của công ty, phụ trách các hợp đồng, tài liệu, thủ tục, giấy tờ, biểu mẫu hành chính, mua sắm và điều phối văn phòng phẩm, tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi, thư từ, bưu phẩm,…
Bên cạnh đó, họ còn có nhiệm vụ quản lý dữ liệu nội bộ các hoạt động của doanh nghiệp, chuyển đổi số các hoạt động hành chính – văn phòng.
Sales Admin – Nhân viên hỗ trợ kinh doanh
Sales admin (business admin hay nhân viên hỗ trợ kinh doanh) là một vị trí thuộc phòng kinh doanh. Họ chịu trách nhiệm về những công việc có liên quan tới các thủ tục, giấy tờ, biên bản, hợp đồng, báo giá, biên phiên dịch, tra cứu, quản lý giấy tờ… nhằm hỗ trợ sales của phòng kinh doanh bán sản phẩm/dịch vụ. Sales admin cũng thường phải giao tiếp với khách hàng qua các kênh bán khác nhau, hỗ trợ sales giải đáp, chăm sóc khách hàng
Sales admin có thể có hoặc không tham gia trực tiếp vào giai đoạn sales sản phẩm, song chắc chắn sales admin là người có nghiệp vụ bán hàng, am hiểu về sản phẩm/dịch vụ, nắm chắc các chính sách bán hàng và chính sách chiết khấu của doanh nghiệp.
Admin Facebook
Admin Facebook là người (hoặc một nhóm) có nhiệm vụ quản trị một fanpage hay một group cộng đồng trên nền tảng mạng xã hội Facebook. Đây thường là vị trí trong đội ngũ Social Media, Content Creator của phòng Marketing.
Admin Facebook có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch nội dung (content) cho trang fanpage và nhóm mình quản trị theo từng giai đoạn (tuần/tháng/quý) và theo từng campaign truyền thông, “bắt” trend hot trên mạng xã hội, nhằm đảm bảo sự phát triển về số thành viên nhóm, số người like fanpage, tỉ lệ tương tác trong các bài post,… theo yêu cầu của trưởng phòng Marketing.
Ngoài ra, admin Facebook cùng đội ngũ quản trị viên, kiểm duyệt viên có nhiệm vụ phê duyệt thành viên, bài viết trong các group, giải quyết tranh chấp, tương tác với người like, comment trong page, đảm bảo sự hoạt động tích cực trong cộng đồng, tránh tình trạng spam, tranh luận kém văn minh, giúp trang fanpage hay group cộng đồng phát triển tốt.
Admin Website
Admin Website là người quản trị một trang web, có nhiệm vụ xây dựng, sắp xếp, điều phối nội dung, hình ảnh cho trang. Admin website cũng có thể chỉnh sửa một số tính năng, giao diện trang web hoặc một số đoạn code đơn giản cho website. Với những trang web có nhiệm vụ bán hàng, admin website có thể kiêm luôn các tác vụ quản lý, điều phối đơn hàng trên hệ thống.
Admin trong website có khu vực làm việc riêng (thường gọi là panel hay admin panel) dùng để điều khiển, theo dõi và quản lý website một cách bao quát nhất. Mọi website đều cần có admin quản lý để có thể vận hành đúng theo các chiến lược và định hướng của doanh nghiệp.
Nhân viên Admin diễn đàn
Admin diễn đàn là người quản lý blog, diễn đàn và có quyền hạn quyết định trên diễn đàn. Công việc chính của vị trí này chính là kiểm duyệt nội dung và các thành viên trên diễn đàn đăng tải.
Các diễn đàn, blog, forum đều là nơi các bạn dễ dàng tìm thấy Admin diễn đàn. Họ sẽ thường xuyên tương tác, trao đổi và hỗ trợ các thành viên. Bên cạnh đó họ cũng sẽ là người thường xuyên tổ chức các chủ đề, sự kiện giao lưu nhằm tăng tương tác, hoạt động và hiểu thêm về tính cách của các thành viên.
Yêu cầu tối thiểu mà nhân viên Admin cần phải có
Có thể nói Admin là một trong những vị trí quan trọng và không thể thiếu trong công ty. Vậy yêu cầu cho nhân viên Admin là gì?
Bạn có thể hoàn toàn ứng tuyển vào vị trí này với điều kiện bạn phải đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu dưới đây:
Tuyệt đối bảo mật thông tin nội bộ
Admin văn phòng sẽ là người nắm giữ các thông tin quan trọng về chiến lược, khách hàng của công ty nên bản thân bạn phải là người có khả năng bảo mật được thông tin nội bộ. Nếu như thông tin bị rò rỉ ra ngoài thì không chỉ ảnh hưởng đến doanh nghiệp mà uy tín của bạn cũng sẽ bị liên đới theo.
Nắm vững kiến thức quản lý
Vì Admin sẽ hỗ trợ nhiều phòng ban nên bạn cần phải nắm vững kiến thức quản lý, kiến thức cơ bản về sản phẩm. Từ đó, công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng và làm việc hiệu quả hơn.
Kỹ năng ăn nói, giao tiếp tốt
Vì vị trí này sẽ là “cầu nối” giữa các phòng ban với ban lãnh đạo công ty nên bạn cần phải có kỹ năng truyền đạt tốt. Bạn cũng sẽ là người đón tiếp và tiếp nhận các cuộc gọi từ khách hàng cho nên kỹ năng giao tiếp khéo léo là một điều không thể thiếu trong công việc này.
Cơ hội việc làm nhân viên admin hiện nay
Hiện nay dù công ty có quy mô lớn hay nhỏ thì vị trí Admin cũng là một trong những chức vụ quan trọng cần phải có trong mỗi tổ chức.
Admin sẽ giúp cho công ty làm việc trở nên khoa học và có sắp xếp, phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Vì vậy cơ hội việc làm nhân viên Admin là một cánh cửa luôn mở rộng đối với tất cả ứng viên.
Thực tế cho thấy trên các trang tuyển dụng, nhân viên Admin luôn là một trong những lĩnh vực được nhiều người quan tâm nhất. Đối với vị trí này sẽ có lộ trình thăng tiến cực kỳ rõ ràng và hấp dẫn.
Mức lương cơ bản ở vị trí này sẽ dao động từ 5 đến 15 triệu đồng/tháng tùy theo quy mô doanh nghiệp và kinh nghiệm của ứng viên. Bên cạnh đó, vị trí Admin cũng sẽ được nhiều khoản phụ cấp khác từ công ty.
Bạn có thể tìm việc làm nhân viên admin ở đâu?
Những thông tin tuyển dụng nhân viên admin hành chính, văn phòng, admin Facebook, Website đều được đăng tải trên các hội nhóm, các kênh tuyển dụng. Bạn nên tìm đến các trang tin tuyển dụng uy tín hoặc thông qua bạn bè, người quen để tìm những công ty tuyển dụng vị trí admin.
Video về admin là gì?
Kết luận
Mong rằng, thông qua những chia sẻ, tìm hiểu về nhân viên admin là gì, cũng như chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và những công việc mà một admin thực hiện, bạn đã có thêm kiến thức về vị trí công việc admin cũng như công việc tiềm năng, chúc các bạn thành công!
Đăng bởi: THPT Ngô Thì Nhậm
Chuyên mục: Tổng hợp
