Bạn đã biết cách sắp xếp họ tên trong word theo ABC chưa? Cách làm như thế nào?
Thông thường khi bạn nhập dữ liệu cho bảng, với các thông tin liên quan đến họ tên, thì chúng ta thường sắp xếp họ tên theo thứ tự ABC. Điều này sẽ giúp người xem dễ dàng tìm kiếm thông tin và nội dung của người mà họ muốn tìm, thay vì sắp xếp lộn xộn tên không tuân theo quy tắc nào hết.
Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn cho bạn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc, tức là từ A đến Z hoặc từ Z đến A tuỳ vào nhu cầu và mục đích của bạn.
Bạn đang xem: Cách sắp xếp họ tên trong word theo ABC
1. Nguyên tắc của cách sắp xếp họ tên trong word.
Để sắp xếp họ tên trong word hay Excel, thì thông thường chúng ta nên tách cột họ và cột tên thành 2 cột riêng biệt. Như hình dưới đây:
Lý do tại sao nên tách cột họ và tên thành 2 cột riêng biệt:
Vì khi sắp xếp họ tên chúng ta thường dựa vào tên để sắp xếp, ai có có tên theo vần A thì xếp đầu tiên, tiếp theo đến tên theo vần B….Vì trong word khi sắp xếp chỉ dựa vào ký tự đầu tiên của mỗi cột để sắp xếp.
Nếu bạn không tách cột họ và tên thành 2 cột riêng biệt, mà bạn để cột họ và tên thành 1 cột duy nhất ví dụ như: Trần Văn Bình thì lúc sắp xếp word sẽ dựa vào ký tự đầu tiên để sắp xếp tức là ký tự T, chứ không phải dựa theo ký tự đầu tiên của Tên, như vậy khi sắp xếp là không chính xác.
2. Cách sắp xếp tên trong word theo abc
Đầu tiên bạn quét chọn toàn bộ cột Tên, tiếp theo vào Tab Layout( Layout bên phải) sau đó chọn vào Sort.
Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại Sort, để sắp xếp tên theo thứ tự ABC thì bạn chọn theo hình sau đây:
Trong đó:
Lúc này bạn quan sát trong bảng tên đã được sắp xếp theo thứ tự vần ABC.
Tuy nhiên khi sắp xếp dữ liệu với cách làm như ở trên bạn có thể thấy 2 tên Nguyễn Hoàng Lan và Nguyễn Thị Lan, trùng tên nhưng họ lót của Nguyễn Hoàng Lan là chữ H phải đứng trước họ lót chữ T của Nguyễn Thị Lan chứ, còn bảng trên thì hiển thị ngược lại.
Vậy làm sao khi trùng tên thì chúng ta xét đến chữ cái của họ lót, họ lót của ai có vần gần với A thì đứng trước vần còn lại. Mời bạn tìm hiểu qua mục số 2.
3. Sắp xếp họ tên trong word theo abc
Đầu tiên bạn quét chọn cả 2 cột Họ và Tên luôn, tiếp theo vào Tab Layout và bấm chọn vào mục Sort.
Lúc này 1 hộp thoại Sort sẽ xuất hiện, bạn chọn như hình ở dưới đây và bấm OK để xác nhận.
ở Sort by là mức độ ưu tiên cao nhất, tức là ưu tiên sắp xếp theo Tên đầu tiên, nếu trùng Tên thì mới xét đến Họ lót. Nên ở mục đầu tiên mình sẽ chọn Tên trước.
Tiếp theo ở mục Then by khi trùng tên sẽ xét đến Họ, là mức độ ưu tiên thứ 2 nên ở mục này mình sẽ chọn Họ.
Còn các mục tại sao phải chọn như: Header row, Type, Ascending mình đã giải thích ở mục trên.
Kết quả: Lúc này những tên trùng word sẽ xét đến Họ, nên bạn thấy Nguyễn Hoàng Lan sẽ đứng trước Nguyễn Thị Lan.
Khi sắp xếp Họ và Tên bạn thấy nếu bạn có thêm cột số thứ tự nó sẽ tráo đổi lung tung, nếu bạn muốn sắp xếp Họ Tên mà cột số thứ tự vẫn giữ nguyên thì mời bạn qua mục số 3.
4. Sắp xếp họ tên trong trường hợp có cột thứ tự.
Đầu tiên bạn quét chọn toàn bộ cột thứ tự, tiếp theo vào Tab Layout và chọn vào Sort.
Lúc này hộp thoại Sort xuất hiện, tiếp theo bạn chọn vào Option….
Bạn tích chọn vào mục Sort column only, sau đó bấm vào OK để xác nhận.
Tiếp theo bạn chọn OK.
Lúc này bạn sẽ thấy số thứ tự sẽ được sắp xếp từ nhỏ đến lớn
5. Video cách sắp xếp họ tên trong word theo abc
Bạn có thể tham khảo video dưới đâu để biết các kiểu sắp xếp dữ liệu trong word.
6.Kết luận
Như vậy là trong bài viết này mình đã hướng dẫn cho bạn cách sắp xếp họ tên trong word theo ABC, bạn có thể áp dụng kiến thức này để sắp xếp dữ liệu trong word.
Hy vọng kiến thức này sẽ hữu ích đối với bạn, chúc bạn thực hiện thành công!
Đăng bởi: THPT Ngô Thì Nhậm
Chuyên mục: Tổng hợp
